合同常识，浅谈加强企业合同管理

浅谈加强企业合同管理

陶靖 陈琳中国公路工程咨询集团有限公司

摘 要：合同是企业对外经济交往的重要纽带，加强合同管理是企业完成经营目标，实现持续健康发展的重要保障。本文根据《合同法》的有关规定，结合企业合同管理实际，提出加强合同签订管理、履行管理、变更转让解除管理、建立健全完备的合同管理体系等措施，以不断提高企业合同管理水平。

关键词：合同法;合同管理;合同管理体系;

合同是企业对外经济交往的重要纽带，企业经营活动绝大部分都要通过合同来体现，加强企业合同管理是企业完成经营管理目标，实现持续健康发展的重要保障。我国改革开放以来，在推进依法治国进程中，最先制定的一批法律中就有《经济合同法》，随后又制定了《技术合同法》和《涉外经济合同法》;年月全国人大制定并通过了统一的《中华人民共和国合同法》，全面与国际上先进的合同立法理念接轨，特别是引入许多促进市场经济发展的合同法治规则。多年来，在《合同法》的规范引导下，我国企业合同管理水平有了显著提升，但从企业实践来看，大多经济纠纷的发生仍与合同不完善有关，因此加强合同管理，依然是企业面临的重要课题。

合同签订管理是加强企业合同管理的首要环节，也是合同顺利履行的源头，加强合同签订管理主要有以下几个方面:

首先是对合同对方当事人要进行资信审查，特别是以前从未与之有过经济交往的当事人和存在重大交易风险的当事人。一份合同虽然签订得比较完善，我方也能按约履行，但对方出了问题也会前功尽弃，而且对此我方也难以准确掌握，因此合同签订前的资信审查工作就尤为重要。资信审查包括合同主体资格，即是否具备企业法人资格和某些合同要求的资质许可，如工程项目是否批准手续完备等;对方的履约能力，即其财产资金状况，如工程项目经费是否有保障;对方经营管理情况，如果其经营管理混乱，肯定会影响合同的履行;对方重合同守信用情况，这一点很重要，如果对方信用不佳、纠纷不断，很难保证不会违约。在进行合同对方资信审查时，其中重要的一点是对合同签约人员的委托授权情况审查，必须合法有效，授权明确，避免出现“表见代理”的问题。

其次是合同条款要完备严谨。要重视合同的起草权，彻底改变改革开放初期企业坐等对方提供合同文本的错误观念，要根据合同项目的不同情况，用好合同起草权。如果我方处于合同主导地位的，一定坚持用我方起草的合同文本，这就要求企业在日常的经营管理中，提前制定自己的合同范本，再根据具体情况进行必要增减;如果对方处于合同的主导地位，使用对方合同文本的情况下，必须对合同条款进行严格审查，找出对我方不利或过度保护对方利益的条款，俗称“挖地雷”“找陷阱”，千万不能稀里糊涂地签字盖章;如果是政府项目或招投标取得的合同，往往都有政府的标准合同文本或通用的文本，这时也要根据该项目和当事人的实际情况，对合同条款增减个性化的条款，以确保本合同的顺利履行。合同条款的完备，就是对合同法第条规定的合同必备条款，进行明确约定，不能缺失含混;同时注意草拟好个性化条款，如合同的担保条款、定金条款、保密条款、不可抗力条款、知识产权条款以及争议解决、法律适用条款等;特别要注意起草好合同风险防范条款，这是最重要的条款，也是合同起草水平的主要体现。要针对合同履行过程中，可能发生的各种不利情况，有针对性地设计好应对解决方案以及明确风险责任的承担。

合同签订阶段还要注意完善必要的流程，确保合同合法生效。特别是法律法规或政府部门规章要求，需要进行审批备案登记才能生效的合同或其中个别条款(如抵押条款)，必须尽快办理有关手续，不可轻易相信个别人员的承诺或委托不负责任的人员办理。同时也要注意合同双方内部审批流程的进展情况，内部程序出现瑕疵也会为合同顺利履行留下隐患。

合同履行的管理是保障合同目的实现的重要阶段，签订合同是为了履行合同，只有双方按照合同约定，全面准确地履行了自己的合同义务，合同目的才能实现。实践中，企业负责签订合同与履行合同的人员并不一致，如果沟通联系再不畅通，往往导致合同履行出现不应有的问题，因此企业必须高度重视对合同履行的管理。

首先是要制定合同履行的进度计划，按照轻重缓急、履行期限的先后次序作出整体安排并交付业务部门具体执行。一份合同的履行往往涉及企业的多个部门，需要他们互相配合、共同完成。若部门之间缺乏协调、步调不一，某一部门某一环节出现延误和差错，就可能导致企业合同的整体违约，因此必须对全体员工加强全面履行合同、严守合同信用的理念意识教育，树立良好的遵法守信氛围，确保合同每个节点都能按时按约完成。

其次是及时正确处理合同履行中出现的各种问题。实践中往往由于前期签约阶段准备不够充分，或者缺乏经验，未能完全预料到合同履行过程中客观情况变化以及每个细节，因此合同履行过程中出现各种问题在所难免。关键是要有警觉意识，高度重视履行中出现的各种变化，与对方及时沟通协商，就有关问题达成一致并签订补充协议或制定会谈纪要，弥补原合同的缺失和不足。这里要注意正确行使《合同法》赋予当事人的各种权利，如先履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权，特别是适用好“情势变更”原则，确保合同顺利履行。

最后是加强合同履行过程中的监督检查，建立健全合同履行的监督检查机制，及时发现合同履行中存在的问题特别是带有倾向性的问题，确保合同的具体执行部门准确全面地理解合同信息，按照合同约定全面完成各环节义务。

合同变更转让解除管理是合同管理的重要环节，也是企业往往容易忽视的环节，而合同变更转让解除或发生纠纷乃至诉讼是合同进程中难以避免的，因此企业要特别予以重视。

首先是合同的变更。企业要深入领会《合同法》关于合同变更的规定，相当多的企业在这方面存在着错误的认识。特别是要准确地理解《合同法》关于“当事人对合同变更的内容约定不明确的，推定为未变更”的规定，当事人协商一致可以变更合同，但如何体现“协商一致”至关重要。往往一方当事人提出变更要求，对方没有明确反对或者没有及时答复或者由某一业务人员口头允诺，但到发生争议时对方往往不予认可，而我方又提供不出合法有效的证据，导致承担较大经济损失。正确的作法是必须签订合同变更协议或补充协议，最低是签订会谈纪要或其他能够证明对方同意变更的书面文书。

合同转让也是合同履行过程中常常发生的。必须严格按照《合同法》的规定，转让合同权利的必须及时通知对方当事人，否则该转让不发生效力;转让合同义务的必须经对方当事人同意，否则该转让同样不发生效力。

合同解除是合同的权利义务终止，这是合同进程中的特殊情况，也是加强企业合同管理的重要环节。企业合同管理人员要切实掌握《合同法》规定的各种合同解除条件。合同解除有法定解除、约定解除;有双方协商一致解除和单方解除，特别是要正确理解和适用《合同法》第条第二款和条规定的合同单方解除权利。一是应及时通知合同对方当事人;二是合同自通知到达对方时解除(这一点非常重要);三是对方有异议的，只能请求人民法院或仲裁机构确认解除合同的效力。

建立完备的企业合同管理体系是加强合同管理的重要组织保障，也是提升合同管理水平的根本性措施。

首先是明确合同的综合归口管理部门。目前，国内外经营发展较好的企业，特别是一些大企业，一般都实行“综合归口、分类分级”的合同管理体系，普遍设立了独立的合同管理部门或者明确由企业法务部门、计划经营部门归口管理合同。而一些企业对此尚未有深入的认识，不少单位仅凭业务相近或习惯做法来确定合同的归口管理部门，因此也就不能发挥其应有的作用。根据央企合同管理经验，合同综合归口管理部门的主要职责是:(一)负责拟订企业合同管理纲要、明确企业合同管理理念以及合同发展规划;(二)拟订各项合同管理制度，经企业决策层批准施行，监督合同管理制度执行情况，及时进行评审修订;(三)负责企业合同总台账的管理，定期对合同各类信息进行统计分析，提出信息全面、数据详实的分析报告，供企业领导决策;(四)参与重大合同的谈判起草、修改合同文本，根据企业实际制定各类合同范本或标准文本，负责合同审查;(五)负责企业法人授权委托书的制定发放和管理，明确各类合同的签订审批权限;(六)负责合同专用章的刻制和使用;(七)负责合同风险防范，编写企业合同风险防范手册，明确重大风险点和防范措施，及时提出合同风险防范指引;(八)负责合同争议纠纷处理，实行合同预警制度，对可能发生重大争议纠纷的合同及时采取法律手段，维护企业合法权益;(九)拟订企业内部各部门及所属单位合同考核指标，组织进行合同考评，建立健全权责清楚、奖罚分明的合同激励机制。(十)负责合同档案管理，明确合同归档和使用要求，并认真执行。以上项职责，如果企业的合同归口管理部门，都能切实做好，可以说这个企业的合同管理就达到了相当好的水平。

其次是明确企业各业务部门和分、子机构合同的管理职责。实行合同归口管理，并不是取代各部门的管理职责，更不能包办代替，相反是要加强各业务部门职责，其关键是明确职责权限、明确协调配合要求，形成各负其责、管理到位、运转畅通的合同管理体系。

再次是建立健全合同管理的各项规章制度，使合同管理有法可依、有章可循。合同管理制度切忌照搬照抄合同法的有关规定或者其他企业的合同管理制度，必须结合本企业合同签订履行的实际情况，针对合同运行过程中经常出现的问题，制定有针对性、个性化、规范化的规章制度。并且在实际合同运行过程中得到认真执行。

最后是加强合同管理信息化建设。根据央企合同管理经验，借助信息化的管理手段，可以极大地提升合同管理水平特别是管理效率。当前合同管理信息化建设的难点是，一些企业舍不得进行投入，也有的企业因资金紧张不能投入，这是必须提高认识加以解决的。建立健全合同管理体系，必须有较高水平的信息化手段来保障。